三联虹普:董事会秘书工作细则

【摘要】北京三联虹普新合纤技术服务股份有限公司董事会秘书工作细则（2024年4月修订）第一章总则第一条为促进北京三联虹普新合纤技术服务股份有限公司（以下简称“公司”）的规范运作，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公...

        北京三联虹普新合纤技术服务股份有限公司

                  董事会秘书工作细则

                          （2024年4月修订）

                            第一章 总 则

    第一条 为促进北京三联虹普新合纤技术服务股份有限公司（以下简称“公司”）的规范
运作，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、中国证券监督管理委员（以下简称“证监会”）发布的有关规章和规范性文件、深圳证券交易所（以下简称“深交所”）发布的规则等以及《北京三联虹普新合纤技术服务股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，制定本细则。

    第二条 公司设董事会秘书1名。董事会秘书为公司的高级管理人员，对董事会负责。
  董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

  董事会秘书是公司与深交所之间的指定联络人。

                    第二章 董事会秘书的任职资格

    第三条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良
好的职业道德和个人品质，并取得深交所颁发的董事会秘书培训合格证书。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

  （一）《公司法》第一百四十六条规定的任何一种情形；

  （二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；

  （三）最近三十六个月受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

  （四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、监事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满；

  （五）本公司现任监事；

  （六）被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、监事和高级管理人员，期限尚未届满；

  （七）深圳深交所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。

                        第三章 董事会秘书的职责

    第四条 董事会秘书的主要职责是：

  （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

  （二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

  （三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

  （四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深交所报告并公告；

  （五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深交所所有问询；
  （六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规及深交所相关规则的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

  （七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、上市规则、深交所其他相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向深交所报告；

  （八）《公司法》《证券法》、中国证监会和深交所要求履行的其他职责。

    第五条 董事会秘书应当由公司董事、总经理、副总经理、财务总监或者《公司章程》
规定的其他高级管理人员担任。

    第六条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管理人
员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作，对于董事会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。

  董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
  董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向深交所报告。
                    第四章 董事会秘书的任免及工作细则


    第七条 董事会秘书经董事会聘任或解聘。董事兼任董事会秘书的，如果某一行为需由
董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

    第八条 公司应当在有关聘任董事会秘书的董事会会议召开五个交易日之前，向深交所
报送下述资料：

  （一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合《深圳证券交易所创业板股票上市规则》规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作表现等内容；

  （二）候选人的个人简历和学历证明（复印件）；

  （三）候选人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。

  深交所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以聘任。

    第九条 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职
责时，证券事务代表应当代为履行其职责并行使相应权力。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

  证券事务代表应当经过深交所的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。

    第十条 公司聘任董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告并向深交所提交下述资
料：

  （一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

  （二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

  上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向深交所提交变更后的资料。

    第十一条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董事会秘书被
解聘或者辞职时，公司应当及时向深交所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深交所提交个人陈述报告。

    第十二条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一个月内
将其解聘：

  （一）本细则第三条规定的任何一种情形；

  （二）连续三个月以上不能履行职责；

  （三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或者股东造成重大损失；

  （四）违反法律法规、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、深交所其他规定和《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失。

    第十三条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在
任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息除外。

  董事会秘书离任前，应当接受董事会和监事会的离任审查，在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。

    第十四条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。公司董事会秘
书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

    第十五条 有关董事会的工作事项

  （一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成董事会会议筹备工作；

  （二）将董事会会议通知及会议资料按规定的方式及时间送达各位董事；

  （三）对会议所议事项应认真组织记录和整理，保证记录的真实性、准确性、完整性，董事会会议记录应载明下列内容：

  1、会议届次和召开的时间、地点和方式

  2、会议通知的发出情况；

  3、会议召集人和主持人；

  4、董事亲自出席和受托出席的情况；

  5、关于会议程序和召开情况的说明；

  6、会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向；
  7、每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；

  8、与会董事认为应当记载的其他事项。

  出席会议的董事、董事会秘书和记录人应在会议记录上签名。

  除会议记录外，董事会秘书还可以对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议纪录。

  （四）依照有关法律、法规及深交所的规定，及时报送董事会决议等文件资料并办理有关公告事宜；

  （五）依照《公司章程》的规定认真保管董事会会议文件、会议记录，并装订成册，建立档案。

    第十六条 有关股东大会的工作事项

  （一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成股东大会会议的筹备工作；

  （二）在年度股东大会召开二十日前、临时股东大会召开十五日前通知公司股东并依照有关法律、法规及深交所的规定进行公告，会议通知应载明下列内容：

  1、会议的召开日期、地点和会议期限；

  2、提交会议审议的事项；

  3、以明显的文字说明：全体股东均有权出席股东大会，并可以委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司的股东；

  4、有权出席股东大会股东的股权登记日；

  5、投票代理委托书的送达时间和地点；

  6、会务常设联系人姓名、电话号码。

  （三）在会议召开前，按规定取得有权出席本次会议的股东名册，并建立出席会议人员的签到簿；根据前述股东名册，在会议召开日负责核对出席会议股东（包括代理人）的资格是否合法、有效，对不具有合法资格的股东（包括代理人）有权拒绝其进入会场和参加会议；
  （四）应在股东大会召开前，将下列资料置备于会议通知中载明的会议地址，以供出席会议的股东（包括股东代理人）查阅：

  1、拟交由股东大会审议的议案全文；

  2、拟由股东大会审议的对外投资、担保、收购、兼并、重组等重大事项的合同和/或协议，以及董事会关于前述重大事项的起因、必要性、可行性及经济利益等所作的解释和说明；
  3、股东大会拟审议事项与公司股东、现任董事、监事、总经理或其他高级管理人员的利害关系及利害关系的性质和程度，以及这种利害关系对公司和除关联股东外的其他股东的影响；

  4、董事会认为有助于出席会议的股东（包括股东代理人）对议案作出决定的其他有关资料。

  （五）协助董事会依法召集并按公告日期召开股东大会；因不可抗力或其他异常原因导致股东大会不能正常召开或未能做出任何决议时，协助董事会向证券交易所说明原因并按规定进行公告，公司董事会有义务采取必要措施尽快恢复召开股东大会；

  （六）协助董事会、监事会采取必要的措施保证股东大会的严肃性和正常秩序；

  （七）按有关法律法规、《公司章程》的规定做好股东大会的会议记录，会议记录应载明以下内容：

  1、会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；

  2、会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、经理和其他高级管理人员姓名；

  3、出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；
  4、对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；

  5、股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；

  6、律师及计票人、监票人姓名；

  7、股东大会认为和《公司章程》规定应当载入会议记录的其他内容。会议召集人应当保证会议记录内容真实、准确和完整。出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。

  （八）依照有关法律、法规及深交所的有关规定，及时报送股东大会决议等文件资料并办理公告事宜；

  （九）依照《公司章程》的规定认真管理保存公司股东大会会议文件、会议记录，并装订成册，建立档案。

    第十七条 信息披露事项

  （一）依照有关法律、法规及深交所的规定，认真配合深交所完成信息披露核查工作；
  （二）信息披露工作应以真实、及时、公平为原则，应符合及时性、准确性、完整性、合规性四方面的要求；

  （三）信息披露工作在及时